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eInvoicing A-Z

Alles was Sie zur E-Rechnung wissen müssen

In unserem eInvoicing A-Z finden Sie alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und zur deren Erstellung im SAP mit unserem Add-on GOpus E-Invoice.

A - Access Points

Um eine E-Rechnung über das Peppol zu versenden oder zu empfangen, wird ein zertifizierter Zugangspunkt, ein sogenannter Peppol-Access-Point, benötigt. Über unseren zertifizierten Access-Point ecosio können nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Liefer- und Zahlungsavise etc. mit öffentlichen Einrichtungen und privaten Unternehmen national wie auch international elektronisch ausgetauscht werden.

B - B2B-Verpflichtung

Die deutschlandweite Verpflichtung der E-Rechnung beschränkt sich bis heute nur auf B2G-Rechnungen. Andere Länder sind hier schon deutlich weiter: Seit April 2018 hat Italien die elektronische Rechnungen auch für B2B Rechnungen verpflichtet. Im Koalitionsvertrag der SPD, Grünen und FDP aus dem Jahr 2021 wird die flächendeckende B2B-Verpflichtung durch ein zentrales Meldesystem für Unternehmen ins Spiel gebracht.
Mehr zu den jetzigen B2G Fristen unter „Nationale Verpflichtung“ und „Internationale Verpflichtung“.

C - CII (Cross Industry Invoice)
Die Cross Industry Invoice (CII) ist eine technische Spezifikation, mit der eine Nachrichtensyntax erstellt werden kann, die weltweit zwischen Handelspartnern ausgetauscht werden kann.
D - Daten
Sämtliche Rechnungsdaten, die in einer analogen Rechnung ebenfalls vorgeschrieben werden sind Teil der E-Rechnung. Sie werden in einen strukturierten Datensatz (XML) übertragen. Klassische Rechnungsdaten sind etwa Absender, Rechnungsnummer, Positionen, Artikel, Beträge und Steuern.
E - E-Rechnung

Die elektronische Rechnung ist in der EU-Richtlinie 2014/55/EU und national im E-Government Gesetz und in der E-Rechnungsvorordnung gesetzlich verankert. Laut Definition muss die E-Rechnung zwei Bedingungen erfüllen:

  • Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und
  • das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung

In welchem Format die E-Rechnung hierbei gesendet wird, ist gesetzlich irrelevant. Neben PDFs können auch Bilddateien (.jpg, .gif, .bmp) die Vorgaben einer E-Rechnung erfüllen, solange Sie elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Durch den Versand von E-Rechnungen werden zahlreiche Kosten im Unternehmen gespart, wie etwa Personalkosten, Lagerkosten (Einsparung von Lagerflächen zur Archivierung) und geringe Kosten für z.B. Porto, Papier und Druckertinte. Außerdem sorgt die E-Rechnung für eine höhere Liquidität, da durch die schneller Zustellung der Rechnung auch eine schnellere Begleichung erfolgt.

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • Die Leitweg-ID, sie wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt
  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • De-Mail– bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • optional: Auftrags- und Bestellnummer
F - Formate

Folgende E-Rechnungsformate sind in den Ländern gängig und mit unserer E-Invoicing Lösung realisierbar:

  • Belgien: PEPPOL
  • Dänemark: PEPPOL, OIOUBL 
  • Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD
  • Estland: EVS 923
  • Finnland: TEAPPSXML, Finvoice
  • Frankreich: Chorus Pro, DEMAT (EDI COMPLET), OASIS UBL 2.1, CII UN/CEFACT
  • Griechenland: kein Standard, PEPPOL empfohlen
  • Kroatien: OASIS UBL 2.1 or CII
  • Irland: PEPPOL BIS oder UBL, EDIFACT
  • Italien: FatturaPA
  • Lettland: PEPPOL BIS 3.0
  • Litauen: kein Standard, PEPPOL empfohlen
  • Luxemburg: PEPPOL BIS, UBL 2.1
  • Mexiko: CFDI 
  • Niederlande: NLCIUS, UBL-OHNL, SETU (HR-XML), SI-UBL
  • Norwegen: EHF, PEPPOL BIS
  • Österreich: ebInterface
  • Polen: Krajowy System e-Faktur (KseF)
  • Portugal: UBL 2.0 or XML-GS1
  • Schweden: PEPPOL BIS 3.0
  • Schweiz: ZuGFeRD empfohlen
  • Slowenien: e-SLOG
  • Spanien: Facturae, V3.2.X
  • Tschechien: EDIFACT; UBL, ISDOC
  • Ungarn: NAV
  • Vereinigtes Königreich: EDIFACT, ANSI X12
  • Zypern: PEPPOL-BIS
G - Gesetzgebung

Nach dem deutschen E-Rechnungsgesetz gelten hierzulande folgende Fristen für die Einführung der E-Rechnung mit dem Standard XRechnung:

  • 27.11.2018: Umsetzungsfrist für den E-Rechnungsempfang für die obersten Verfassungsorgane und Bundesbehörden
  • 27.11.2019: Umsetzungsfrist für alle anderen Bundesbehörden
  • 18.04.2020: Umsetzungsfrist für alle anderen Behörden, Länder und Kommunen
  • 27.11.2020: Verpflichtung der Lieferanten des Bundes und des Landes Bremen, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu verschicken (B2G)
  • 01.01.2022: Verpflichtung der Lieferanten der Länder Baden Württemberg, Hamburg und Saarland ausschließlich elektronisch zu verschicken (B2G)

Hier können Sie sich über die jeweiligen Umsetzungsfristen der Bundesländer informieren.

H - Hybride Rechnungen

Hybride Rechnungen sind durch das ZUGFeRD-Format etabliert worden. Sie bieten eine visuelle Darstellung der Rechnungen als PDF, in der die strukturierten Rechnungsdaten in Form einer XML-Datei eingebettet sind.

I - Internationale Verpflichtung

In nachfolgende Ländern werden E-Rechnungen bereits (teilweise) verpflichtend versendet oder ein Gesetz zur E-Rechnung wurde auf den Weg gebracht.

Afrika: Marokko, Südafrika

Asien: China, Indien, Indonesien, Hong Kong, Katar, Philippinen, Südkorea, Türkei, Vietnam

Europa: Andorra, Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Indien, Irland, Italien, Litauen, Polen, Portugal, Niederlande, Norwegen, Slowenien, Spanien, Schweden, Ungarn, Zypern

Nordamerika: Kanada

Südamerika: Argentinien, Brasilien, Chile, Costa Rica, Guatemala, Kolumbien, Mexiko, Peru, Uruguay

Australien: Australien, Neuseeland

J - Jahre der Aufbewahrung

E-Rechnungen inkl. sämtliche Belege müssen genau wie Rechnungen in analoger Form 10 Jahre aufbewahrt werden.

K - KoSIT

Entwickelt wurde das Format XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

L - Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist Bestandteil jeder E-Rechnung und dient der eindeutigen Identifikation des öffentlichen Rechnungsempfängers/Auftraggebers. Sie kann auch für die Peppol-Adressierung genutzt

N - Nationale Verpflichtung

Die Umsetzungsfrist für den Empfang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung ist

  • der 27. November 2018 (für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes),
  • der 27. November 2019 (für alle anderen Bundesbehörden, d. h. subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber) und
  • der 18. April 2020 für die Länder.[10][11]

Seit dem 27. November 2020 ist die Erstellung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen vorgeschrieben.
Am 01. Januar 2022 haben die Länder Baden Württemberg, Hamburg und das Saarland nachgezogen.
Die Fristen der weiteren Bundesländer, ab welchem Termin E-Rechnungen verpflichtet werden, finden Sie hier:
E-Rechnungspflichten

O - OZG-RE

OZG-RE steht für Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Dies ist die Plattform für angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer.

P - Peppol

Peppol ist ein Netzwerk zur Übermittlung von elektronischen Dokumenten. Es funktioniert wie ein Kommunikationsnetzwerk, indem Nachrichten sicher ausgetauscht werden können. Über Access Points wie beispielsweise ecosio können Unternehmen international B2B und B2G E-Rechnungen einreichen.

R - Rechnungseingangsplattformen

In Deutschland haben sich zwei Rechnungseingangsplattformen zur Einreichung elektronischer Rechnungen an Behörden (B2G) durchgesetzt: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, kurz ZRE, sowie die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform, kurz OZG-RE. Das ZRE wird von der unmittelbaren Bundesverwaltung, Verfassungsorganen und kooperierenden Bundesländer, das OZG-RE von angeschlossenen Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie kooperierenden Bundesländern genutzt. Im B2B-Bereich ist Peppol das am meisten für den Austausch elektronischer Rechnungen genutzte Netzwerk.

S - SAP Service Faktura

Sollten Sie die SAP Service Faktura nutzen, ist das Versenden von E-Rechnungen mit unserer Lösung möglich. Weitere Infos zu der SAP Service Faktura finden Sie hier.

T - Testen

Fürs Tests zur Einreichung elektronischer Rechnungen können die Testumgebungen des ZRE (bund.de | Zentrales Rechnungseingangsportal (ZRE)) und des OZG-RE (OZG-RE – Anmeldung (xrechnung-bdr.de)) genutzt werden. Gerne können Sie auch jederzeit eine Live Demo unserer E-Invoicing Lösung buchen, bei der wir das Senden einer E-Rechnung aus dem SAP simulieren.

U - UBL

UBL steht für Universal Business Language und bezeichnet einen XML-Standard, über die Vereinbarungen zur digitalen Datenstruktur der XML-Datei vergeben werden.

X - XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basierter Datensatz, der sich als deutscher Standard für die inhaltliche und technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen etabliert hat.

Z - ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format ist ein weiteres deutsches E-Rechnungsformat, de facto identisch mit dem französischen Factur-X: Es erlaubt die visuelle Darstellung als PDF/A-3. Diese PDF-Datei beinhaltet als Anhang die XRechnung.

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