Deutschland: E-Rechnungsverpflichtung ab 2025

Die E-Rechnungspflicht ist da: Mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz ist nun auch gesetzlich geregelt, dass die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Deutschland ab 2025 verpflichtend wird.

Begriffliche Änderungen und Regelungen für den Rechnungseingang

Die neue Verpflichtung zur elektronischen Rechnung tritt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Die Änderungen betreffen zunächst nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) mit Sitz in Deutschland. Grundsätzlich wird in Deutschland künftig zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

• Elektronische Rechnung sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und elektronische Verarbeitungen ermöglichen. Die elektronische Rechnung muss dabei der europäischen Norm entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen durch die XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format. Andere Formate können die Anforderungen jedoch auch erfüllen. Es ist ebenfalls zu beachten, dass beim hybriden Rechnungsformat der strukturierte Teil führend sein muss.
• Sonstige Rechnungen beziehen sich auf Papierrechnungen und anderen Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format, wie z.B. Rechnungen als PDF) übermittelt werden.
• Wichtig: Eine PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
• Zu einem späteren Zeitpunkt soll die Einführung eines Meldesystems (Tax-Reporting) für inländische B2B-Transaktionen folgen, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.

Empfang von E-Rechnungen

Es gilt: Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Rechnungsempfänger für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend.

Einführung und Übergangregelungen zum Versand von E-Rechnungen

Für den Start ab dem 01.01.2025 wurden Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 festgelegt:

• Bis Ende 2026 können ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermitteln. Das heißt, dass ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen versendet werden können. Andere elektronische Rechnungsformate (wie z.B. Rechnungen als PDF) können nur mit Zustimmung versendet werden.
• Bis Ende 2027 gilt die gleiche Regelung mit dem Zusatz, dass Rechnungssteller mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro elektronische Rechnungen versenden müssen. Papierrechnungen dürfen demnach nur noch von Unternehmen versendet werden, die unter der Grenze liegen. Alle Unternehmen, die diese Grenzen überschreiten, müssen E-Rechnungen versenden, haben aber zusätzlich die Möglichkeit andere elektronische Rechnungen (wie z.B. Rechnungen als PDF) per EDI-Verfahren zu übermitteln.
• Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend. Das BMF wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung das strukturierte elektronische Format für E-Rechnungen näher zu bestimmen.
• Hinweis: Aktuell ist eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 ist in Diskussion.

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