Vorkassenabwicklung im SAP

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen unsere GOpus® Easy Advanced Payment Lösung vorstellen, mit der Sie Vorkassenabwicklungen in Ihr SAP-System integrieren können. Die Lösung lässt sich nahtlos in SAP ERP und SAP S/4HANA integrieren und vereinfacht die Abwicklung durch einen automatisierten Anzahlungsprozess. Die Lösung wird am Beispiel unseres Kunden Westfalen AG erläutert.

Flüssiggas-Prozess bei der Westfalen AG

Bei der Westfalen AG bestellt der Kunde Flüssiggas als Bulk-Lieferung, wobei er eine Sollmenge angibt, da er nicht direkt in seinen Tank schauen kann. Ist der Kunde bzgl. der Zahlungsbedingung auf „Vorkasse“ eingestellt, wird dies mit einer initialen Liefersperre bei der Erfassung des Kundenauftrags verbunden. Nachdem das Unternehmen dem Kunden über die bestellte Menge (ungefähre Sollmenge) eine Faktura in Form einer Anzahlungsanforderung erstellt und übermittelt hat, wird ein offener Posten in Höhe der zu leistenden Anzahlung erzeugt. Sobald die Anzahlung durch den Kunden geleistet und bei Westfalen im SAP-System als Zahlungseingang gebucht ist, verschwindet der offene Posten auf dem Debitorenkonto und die Liefersperre im Kundenauftrag wird automatisch aufgehoben, so dass die Lieferung erfolgen kann. Weil die Kundenauftragsart als Sofortauftrag eingestellt ist, wird der Lieferbeleg automatisch erzeugt und die Informationen wird direkt per Webservice-Request an die Transportmanagement-Software weitergeleitet.

Ein Tankwagen der Westfalen AG fährt dann das bestellte Gas zum Kunden, um ihn mit der ungefähren Sollmenge zu beliefern. Die Onboard-Unit des Fahrzeugs weist den Fahrer an, den Kunden anzufahren und den Tank zu füllen. Die tatsächlich abgelieferte Gas-Menge wird von der Onboard-Unit an das Transportmanagement-System übermittelt und an das SAP-System weitergeleitet. Dabei wird im Kundenauftrag zur ursprünglichen Bestellposition (Sollposition) eine Unterposition mit der tatsächlich gelieferten Menge (Ist-Position) erfasst. Häufig führt dies zu einer Differenz zwischen der bestellten Soll- und der gelieferten Ist-Menge. Daraus ergibt sich entweder eine Gutschrift oder eine Nachbelastung. Die Verrechnung der Schlussfaktura mit der geleisteten Anzahlung erfolgt über den automatisch erzeugten FI-Beleg und wird im Rechnungsformular detailliert ausgewiesen an den Kunden übermittelt.