E-Invoicing in Deutschland: Die B2B Verpflichtung kommt

An der Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland führt kein Weg mehr vorbei. Mitte April hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) einen Diskussionsentwurf zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung an die Spitzenverbände der Wirtschaft versandt. Voraussichtlich ab dem 01. Januar 2025 sollen alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sein, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Ähnliche Regelungen gelten bereits in einigen anderen europäischen Ländern.

Der Koalitionsvertrag und das Meldewesen

Die Koalitionsparteien SPD, Grüne und FDP haben sich in ihrem Koalitionsvertrag darauf verständigt, ein bundesweit einheitliches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen einzuführen. Das bedeutet, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden müssen. Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format werden nicht mehr akzeptiert, da hier die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vorliegen. Ein originär elektronisch erzeugter, strukturierter Datensatz ist Voraussetzung für die Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzbehörden.

Was kommt konkret auf die Unternehmen zu?

Im Gegensatz zu Ländern wie Italien oder Polen wird es voraussichtlich kein „Clearance-Modell“ geben, bei dem vollständige Rechnungen vorab zur inhaltlichen Prüfung an die Finanzbehörden übermittelt werden müssen. Stattdessen wird der Prozess wie folgt ablaufen:

• Inhaltliche Prüfung: Prüfung, ob alle erforderlichen Pflichtangaben vorhanden sind.
• Formatkonvertierung und -prüfung: Prüfung der Struktur und Syntax gemäß CEN 16931.
• Extraktion der Meldedaten: Extraktion der relevanten Daten aus der elektronischen Rechnung.
• Übertragung der Meldedaten: Übertragung der Meldedaten an die nationale Plattform.
• Parallele Übermittlung an den Empfänger: Gleichzeitige Übermittlung der elektronischen Rechnung an die Plattform des Empfängers.

Dieser Prozess stellt sicher, dass sowohl die Meldedaten an die Finanzverwaltung als auch der eigentliche Rechnungsbeleg an den Empfänger zeitgleich übermittelt werden.

Der Zusammenhang mit der ViDA-Initiative

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland steht in engem Zusammenhang mit der ViDA-Initiative (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter – ViDA). Ziel dieser Initiative ist es, das bestehende Mehrwertsteuersystem in der EU zu modernisieren und zu harmonisieren, um Steuerbetrug einzudämmen. Ab dem 1. Januar 2028 werden die neuen Regelungen EU-weit verbindlich sein. Zu diesem Zeitpunkt soll auch ein transaktionsbasiertes Meldesystem für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze eingeführt werden, bei dem nur bestimmte Rechnungsdaten an die Steuerbehörden übermittelt werden. Voraussetzung hierfür wird die elektronische Rechnung sein.

Der Übergangszeitraum bis zum 1. Januar 2025

Nachdem das BMF den Diskussionsentwurf an die wichtigsten Wirtschaftsverbände versandt hat, schließt sich eine Kommentierungsphase an. Unternehmen und Verbände haben bis zum 08.05.2023 die Möglichkeit, Stellungnahmen und Anmerkungen abzugeben. Diese Rückmeldungen werden ausgewertet und mögliche Anpassungen in den Entwurf eingearbeitet. Anschließend wird der Entwurf vom Kabinett beschlossen und im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.

In dieser Phase werden Rückmeldungen insbesondere zu folgenden Themen erwartet:

• Mögliche zeitliche Staffelung zur Entlastung kleiner und mittlerer Unternehmen.
• Zulässige Rechnungsformate, insbesondere branchenspezifische Anforderungen.

Unabhängig von den Details ist klar: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung wird in Deutschland kommen. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit dem Thema E-Invoicing auseinandersetzen und ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anpassen, um rechtzeitig zum voraussichtlichen Stichtag 1. Januar 2025 bereit zu sein. Informationsquellen wie E-Invoicing-Updates und Expertenberatung können dabei hilfreich sein.

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Warum sich E-Invoicing auch ohne Verpflichtung auszahlt

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